Автор: Анита Атанасова Стоянова, Национален военен университет
Въведение
Организационно-управленската структура представлява съвкупността от организационни звена на системата, техните основни характеристики и основни връзки и взаимодействия между тях. По принцип тази структура осигурява относително постоянен ред на взаимовръзки между елементите на организацията, чрез нея се обособяват групите, отделите и другите звена и се установяват формалните властови отношения и механизмите за координиране на различните задачи на организацията. Това е форма на разделение и йерархично структуриране на управленска власт. Схемата на организационно-управленската структура ни дава ясна представа за отделните звена, разпределението на пълномощията, комуникационните канали и веригите на командите, чрез нея се откроява мястото на всяка длъжност. Адекватната организационна структура на управление е една от решаващите предпоставки за ефективната работа на всяка фирма.
В настоящата разработка ще разгледаме теоретични основи на организационно-управленска структура.
Организационно-управленска структура – същност
Според Пенчев в литературата, третираща този въпрос, под “организация”
най-често се разбира:[1]
- ред, подреденост, систематизираност на нещо материално или духовно;
- нещо, което е противоположно на хаоса, дезорганизацията, безпорядъка;
- дейността по създаване на подреденост;
- някакво обединение, институция, учреждение;
- сложна социална система, изградена от различни елементи, между които съществуват връзки и взаимозависимости.
Първоначално концепцията за организационната структура се свързва с бюрокрацията. Тази концепция е формулирана от Макс Вебер, който предлага бюрокрацията като идеал, към който организацията трябва да се стреми. Според него характерните черти на рационалната бюрокрация се свеждат до: ясно разделение на труда, йерархична структура на управление, наличие на сложна система от правила и стандарти за цялостното функциониране на организацията. [2]
Организационната структура на управление е йерархично подредената съвкупност от длъжности и звена, на които са дадени права и са възложени отговорности за управлението на цялостната дейност на организацията.
В практиката при обсъждане на различни видове структури ръководителите прибягват до представянето им под формата на структурна схема. Структурната схема е визуално представяне на цялостния набор от основни дейности и процеси в организацията. Организационната структура е полезна преди всичко за разбирането по какъв начин работи организацията. Тя разкрива съставните й части, начина на взаимовръзка между тях и мястото, което заема всяка длъжност и подразделение в цялостната структура.
Изграждането на рационална организационна структура подпомага и улеснява координирането на изпълнителите, като повишава тяхната съпричастност поради осъзнаване на мястото им в организацията и създава преимущества за повишаване на конкурентоспособността. Организационната структура отразява официалното разположение на елементите на организацията. Тя се представя в такава форма, чрез която да бъде лесно възприета от всички членове на звената. При изграждането на управленската структура на предприятието основната задача, от която се изхожда е да се постигнат целите на управлението.
Основните управленски функции започват с прогнозирането и планирането, като дейности, подсказващи бъдещите насоки на развитие на организационната дейност; продължават с организирането, като дейност свързана с установяване на структурата на компанията по отношение на права, власт, отговорност и задачи; намират същностно проявление в ръководството на подчинените, което осигурява реализиране на взетите решения. Непосредствено свързано с ръководството е мотивирането, което включва разработването на ефективни методи и средства за стимулиране на човешкия ресурс, с цел да се постигнат оптимални резултати от функционирането на организационната система. Контролът като функция на управлението обхваща най-общо разработване, внедряване и използване на система за установяване на съответствието или несъответствието между предварително начертаните планове, стандартите, нормативи и инструкции и действителното изпълнение и получените резултати. Регулирането е последната управленска функция, която се изразява в отстраняване на негативите открити на етапа на контрол.[3]
Организирането е една от основните функции на управление. Като функция то представлява съвкупност от еднородни работи, дейности и процедури, свързани с проектирането, изграждането и внедряването на формалната организационна структура в една организация. Организирането може да се разглежда и като процес, чието предназначение е създаване на една организационна структура. Всеки организационен процес има две страни. Първата – създаване на структурните поделения на организацията (нейната йерархия), и втората – разпределение на пълномощията.
Организирането може да се определи като поставянето на различни обекти в логически ред и съвкупност от управленски дейности, свързани със създаването на определен ред и подреденост в системата.[4] То често се определя и като нещо противоположно на хаоса и безредието и присъства във всички функционални области на управлението – в съставянето на цели, планове и задачи; при вземането на управленски решения; в производствената, финансовата, логистичната, маркетинговата дейност; при управлението на човешкия фактор; при създаването и поддържането на организационната култура.
В една организация съществуват различни структури. В литературата срещаме различни определения на понятието „структура”. То има латински произход. При изясняването на тази категория тя следва да се дистанцира от понятията „система” и „строеж”. Системата се определя преди всичко като цялостна съвкупност от взаимнообуславящи се, свързани помежду си и взаимодействащи си елементи, докато строежът се свежда най-вече до самото разполагане на елементите.
За точното и пълно характеризиране на структурата е необходимо да се вземе под внимание още и нейният цялостен и всеобщ характер и измерването й в пространството и времето. Като цяло, можем да посочим, че структурата представлява динамично разполагане на елементите, формиращи дадено цяло в пространството и времето, и взаимовръзката и взаимоотношенията помежду им, определящи се в зависимост от условията и законите, действащи в дадена система. Отнесена към конкретния обект на изследване, структурата значително се конкретизира и уточнява.
Между понятията „структура” и „система” съществува взаимнообусловена зависимост:
- извън системата структурата не може да съществува;
- структурата е характеристика на системата;
- всяка организация представлява система, която притежава свои особености;
- структурата определя границите и устойчивостта на системата;
- една съвкупност става система, когато е хомогенна;
- отделните обекти на тази съвкупност стават елементи на системата, когато те са систематизирани по определен критерий.
Системата се изгражда от конкретни елементи, които са взаимно обвързани и непосредствено си взаимодействат за достигане на конкретната цел на системата, вследствие на което при необходимост могат да се предприемат действия.[5]
Структурите изграждат схемите в организацията. Те показват как се осъществява процесът на разделение и специализация на труда, определят йерархичната подреденост и посочват линията на властта. Организацията и структурата на системата са тясно свързани с нейните динамични характеристики и устойчивост.
Тези характерни особености на структурите имат пряко отношение към организационно-управленските структури, които са частен случай на проблема, свързан със структурите. Те се характеризират със специфични черти и закони. На настоящия етап все повече нараства значението на тази категория, тъй като от сложилата се организационно-управленска структура в значителна степен зависи ефективността на управленския процес. В бъдеще тази зависимост все повече ще нараства.[2]
Най-общо организационно-управленската структура се свързва с управляващата подсистема и се изгражда въз основа на органите на управление на различните йерархически равнища и правите и обратните връзки между управляващите и управляваните. Тази структура може да се разглежда като съвкупност от отделни елементи, които са йерархично подредени и взаимодействат помежду си за реализиране на поставената цел.[3]
Характеристики на организационно-управленската структура
Най-важните характеристики на организационно-управленската структура могат да се обобщят като:
- форма на разпределение на труда в управляващия субект при реализиране на функциите на управление;
- съвкупност от структурни елементи, образуващи йерархия;
- проявление във вид на формално утвърдени и фактически възникващи връзки между структурните елементи;
- съвкупност от определен брой звена, чиито действия са свързани с разработването и формулирането на взаимодействието върху управлявания обект;
- начина на комуникиране в управленските органи, както между самите тях, така и между организацията и средата, в която тя функционира;
- пространствено-времевата организация на управленския процес;
- изпълнителите на отделни управленски операции и свързването им в частични управленски процеси, а в последствие и изпълнението на общата стратегическа цел.
- степента на организираност на системата и др.
Задача на всяка една организация е да създаде и внедри такава структура, която дава възможност хората да се трудят ефективно, за да постигнат общите поставени цели.
Организационно управленската структура може да се изрази чрез формата на пирамида, в която по хоризонтала и вертикала се отразяват обособените структурни елементи – както следва по-долу.
Топ мениджърите (мениджърите от висшето управленско равнище) заемат относително малка част в организацията, но изцяло управляват нейната дейност. Към тази група спадат президент (генерален директор), вицепрезиденти (зам. генерален директор и изпълнителен директор). Тя определя фирмената стратегия, политика и тактика, формира целите на организацията. Техните управленски решения са свързани със закупуване и съединяване на производствените фактори, с навлизане (излизане) на пазари, с инвестиции и други. Те имат и представителни функции, като представят организацията пред външната среда. Дейността им е твърде разнообразна и комплексна.
Мениджърите от средно управленско равнище за голяма част от организациите са най-голямата група. Тя включва ръководителите на структурните звена (отделите). Те отговарят за изпълнението на взетите решения от висшето равнище и контролират работата на оперативните мениджъри. Те са свързващо звено между висшето и оперативното управленско равнище.
Мениджърите от оперативното управленско равнище ръководят и координират дейността на непосредствените изпълнители. Тук се включват началник – цех, бригадир, началник-служба и т.н. Преобладаващата част от времето си изразходват за непосредствено ръководство на подчинените. В зависимост от мащаба на организацията е възможно голяма част от тази група наред с управленските си функции да осъществява и изпълнителски функции.
Основните елементи които изграждат съдържанието на организационно-управленската структура, са:[6]
- Власт.
- Органи на управление.
- Връзки (комуникационни канали).
- Йерархична подреденост на органите в структурата.
Елементът, който отличава тази структура от всички други структури, е властта и свързаната с нея йерархична подреденост.
Властта се проявява под различни форми и видове в зависимост от базата и източника, който се използва за влияние. Тя възниква между хората, когато те изпълняват съвместна дейност и дава на човек право да командва и да взима управленско решение, който счита, че е най-добър. Властта е институционализирано право на дадена личност (орган) да решава, да разпорежда и да търси отговорност при неизпълнение на разпорежданията си, като може и да ги поощрява. В основата на всяко управленско отношение стои властта. Формалните управленски отношения са властнически отношения. Разпределение на организационната власт се осъществява при обвързване на управленските органи с цялостното управление. По този начин управленските органи получават определени правомощия. Управленски органи – под понятието „управленски органи” следва да се разбира съвкупност от хора, обединени от обща, единна власт в името на изпълнение на една или няколко управленски функции. Те са обединени от обща власт, формираща необходимото поведение за постигане на общата поставена цел. Може да се обобщи, че управленския орган е обособено структурно звено, което е създадено по определен начин, има определен личен състав, притежава властнически правомощия и определени компетенции. Комуникационни канали – връзките в организационно-управленската структура са комуникационни канали, които съединяват управленските органи, чрез тях те взаимодействат помежду си.
Заключение
Организационната структура оказва непосредствено влияние върху ефективността на управлението на търговската фирма. В хода на развитието на търговската фирма могат да настъпят периоди, когато организационната структура забавя изпълнението на възприетите цели. Тези несъответствия се проявяват в нарушаване на нормалното функциониране на фирмата като цяло, във вземане на забавени и необосновани управленски решения, в недостатъчна информационна осигуреност.
Всичко това се преодолява чрез привеждане на организационната структура в съответствие с настъпилите изменения – промяна във връзките и отношенията, промяна в обема и характера на функционалните задължения на отделните звена и др. Управленските функции определят задачите на отделните структурни звена. Всяка функция притежава адекватно организационно покритие и обратно – за всяка част на организационната структура са фиксирани една или няколко функции. Извън рамките на организационната структура е невъзможна реализация на управленските функции, невъзможен е и самият управленски процес. Това обуславя необходимостта от точно определяне на състава, характера и сложността на управленските функции. Тяхното подреждане и взаимна връзка създават възможности за развитие на организационната структура на фирмата като цяло. Нарастващата динамика на външната среда на организацията също рефлектира върху нейната организационна структура. Това организационно многообразие увеличава трудностите по детерминирането, анализа и оценката на организационната структура. Независимо от това има общо в поведението на организацията и нейната структура спрямо динамиката и изискванията на външната среда.
Литература
Пенчев, П., И. Пенчева, Основи на управлението, изд. Абагар, Велико Търново, 2002, стр. 43.
Петрова, Елица, Управлението в променящия се свят, Издателски комплекс на НВУ “В. Левски”, В. Търново, 2012, ISBN 978-954-753-093-5, 549 стр.
Петрова, Елица, Основи на управлението, Издателски комплекс на НВУ “В. Левски”, В. Търново, 2013, ISBN 978-954-753-121-5, стр. 21, 146 стр.
Банабакова, В. Логистичното обслужване като източник на конкурентни предимства – възгледи и фрагментарни апробации. ИК на НВУ Васил Левски, Велико Търново, 2013, стр. 198.
[1] Пенчев, П., И. Пенчева, Основи на управлението, изд. Абагар, Велико Търново, 2002, стр. 43.
[2] Петрова, Елица, Управлението в променящия се свят, Издателски комплекс на НВУ “В. Левски”, В. Търново, 2012, ISBN 978-954-753-093-5, 549 стр.
[3] Петрова, Елица, Основи на управлението, Издателски комплекс на НВУ “В. Левски”, В. Търново, 2013, ISBN 978-954-753-121-5, стр. 21, 146 стр.
[4] Пенчев, П., Основи на управлението, Изд. Абагар, Велико Търново, 2002.
[5] Банабакова, В. Логистичното обслужване като източник на конкурентни предимства – възгледи и фрагментарни апробации. ИК на НВУ Васил Левски, Велико Търново, 2013, стр. 198.
[6] Пенчев, П., И. Пенчева, Основи на управлението, изд. Абагар, Велико Търново, 2002.
