Как да управляваме работата на своя екип в дигиталната епоха, в контекста на новите технологии и на Web 2.0?

Екипът на френския сайт Actionmirroir (http://actionmiroir.com/) дава няколко съвета, които биха могли да ви бъдат от полза. Този сайт е посветен на дигиталната антропология, на мисията да изучава човешкото поведение, свързано с новите технологии. Сайтът се опитва да предлага нов поглед към различни аспекти на дигиталната революция. Изследванията са фокусирани върху използването и въздействието на информационните и комуникационните технологии (ИКТ) върху обществото и отделния човек, като крайната цел на създателите му е да бъдем подготвиени за професионалните и културните промени на утрешния ден.
Да видим какво ни съветват днес…
1. Свикване на среща на екипа
Вие искате да съберете на среща своя екип и трябва да я насрочите в удобно време за всеки негов член. Можете да изпратите на екипа си писмо по електронната поща, което да бъде изпратено едновременно на всеки член от екипа. А може да им напишете и персонализирани покани. Това обаче може да ви се стори досадно. Какво друго бихте могли да направите, за да координирате действията на своите хора, като спестите и време?
Ако не желаете да използвате услугата на Google calendar, можете да използвате сайта Doodle – http://www.doodle.com/. Този инструмент позволява всеки човек да се появи и да седне на кръглата маса, дори – и онлайн, ако не може да присъства физически, като просто последва една URL връзка.
Първо слагате заглавие и описание на събитието. След това избирате датата и часа (имате избор между това дали да въведете само началния час, да определите времетраенето или да напишете цялата програма по часове и минути), а после трябва да изберете дали вие ще разпратите съобщението на колегите си или сайтът да направи това автоматично вместо вас. Може да добавите възможност колегите ви да отговорят дали ше се появят на срещата със сигурност, дали се съмняват, че биха могли да я пропуснат, или пък директно ви отказват. Услугата е достъпна на доста езици, включително – и на български. Ако обаче искате да изстискате максимума от услугата, смятате да я внедрите в бизнеса си или просто не ви се ще да получавате досадни реклами, трябва да заплатите годишна такса.
2. Споделяне на текстове, снимки, електронни таблици, формуляри, презентации, рисунки…
Потребителите на Google могат да използват инструмента Google docs – https://docs.google.com/. Google Docs на практика е пълен уеб-базиран офис пакет. А какво да правите, ако не сте клиент на услугите на тази компания? В този случай можете да използвате услугата на Dropbox – http://www.dropbox.com/. Тази програма ще инсталира на компютъра ви връзка към хост сървър. Ще можете да споделяте своите файлове с всеки член на своя екип, който също има тази програма на компютъра си. Можете да променяте взаимно файловете си в реално време, да правите онлайн бек-ъп, да използвате мобилната версия на сайта, която е адаптирана за iPhone, iPad, Blackberry и Android. Сървъврите на Dropbo xса добре защитени. Използва се сигурна система на криптиране, която ползват и военните. Ако и двата варианта не ви допаднат, пробвайте услугата на Zoho – http://www.zoho.com/!
3. Изпращане на големи звукови или видео файлове

Изпращането на големи файлове поставя редица проблеми, когато това се прави по електронната поща или по Skype. Изпращането е дълъг процес и, освен това, така бързо се препълва пощенската кутия на получателя, който после ще трябва да тегли файловете оттам безкрайно.
На помощ идва сайтът Box (http://www.box.net/), работещ на същия принцип като Dropbox. Box ви позволява да споделите файловете си по следния начин: можете да качите видео файл, да създадете връзка към него и да разпратите тази връзка към колегите и приятелите си. Когато вашите колеги и приятели кликнат върху тази връзка, те няма да изтеглят нищо; файлът ще се стартира директно в техния браузър.

4. Споделяне на съдържанието на компютърния екран
В този случай бихте могли да използвате програмата CloudApp (http://www.getcloudapp.com/). Тази програма се инсталира на вашия компютър като малък „облак“ и е на разположение на вашия работен плот. Тя ще ви помогне да снимате състоянието на екрана си и да плъзнете снимката в облака. CloudApp ще съхранява тази снимка на своята уеб страница. Просто трябва да копирате URL-адреса на тази страница и да го изпратите чрез чат, SMS или имейл на колегите или на приятелите си!

5. Създаване на частна работна група в социалната мрежа Facebook

Facebook … Всеки член на вашия екип, както и всеки ваш приятел използват този сайт, нали? Ако това не е така, просто помолете хората от екипа ви или приятелите си, които нямат профил там, да си направят такъв. Функционирането на Facebook крие рискове, свързани с поверителността на информацията, но все пак, все пак… Наскоро този американски сайт стартира възможността да се създават работни групи. Можете да използвате тази функция и да се поканите своя екип да се включи във виртуалната конферентна зала. Всеки ще може да следи новините за напредъка на проекта. Съобщенията могат да бъдат коментирани от членовете на групата. Например, някой трябва да ви донесе кафе, чай,сандвич или пица. Питате кой е свободен в този момент и смята да излезе от офиса за малко… Някой си признава и вие го изстрелвате да свърши нещо и за вас. Внимание! За да се присъедини някой към частната ви работна група, трябва първо да е потребител на Facebook и второ – да бъде поканен в тази група. В рамките на работната група можете да споделяте също така идеи, съвети и новини.


РЕКЛАМА:

***

6. Можете да се присъедините към някоя научна социална мрежа.
7. Можете да създадете (или да се включите в) интернет форум, посветен на вашата наука или – на вашите интереси.
8. И накрая – за да не забравите нещо важно, използвайте сайта Memorari (http://www.memorari.us/). Можете да зададете дата, час, желаното напомняне (за събитие или друго) и накрая споменавате по какъв начин желаете да получите съобщението – като SMS или по електронната поща, като съобщение в чат програмите ICQ, MSN Messenger, AOL IM, Yahoo! IM, Google Talk или пък – Jabber.

Превел: Неделин Бояджиев
http://www.actionmiroir.com/2010/11/7-conseils-numeriques-pour-manager-son-equipe/


Европейска нощ на учените 2022 г.: